Bước

Công việc thực hiện

Diễn giải chi tiết

Xác định yêu cầu luật định và yêu cầu khác

• Dựa vào tình hình thực tế tại công ty (quy trình công nghệ, máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực,…), thu thập các yêu cầu luật định phải tuân thủ để đảm bảo ATVSLĐ và môi trường tại nơi làm việc.

1. Luật: Hiến pháp, Bộ luật, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, QCVN, TCVN được ban hành từ:

+ Cơ quan chính quyền sở tại.

+ Tổ chức đã được Quốc tế hoặc Nhà nước sở tại công nhận.

2. Yêu cầu từ tập đoàn: là các yêu cầu do phía tập đoàn đặt ra, yêu cầu công ty phải thực hiện để nâng cao ý thức của người lao động về an toàn, vệ sinh lao động, đảm bảo không xảy ra tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
3. Yêu cầu khác: là những yêu cầu do công ty tự nguyện tham gia như

+ Các hướng dẫn phi luật định.

+ Các tiêu chuẩn hay yêu cầu từ phía khách hàng của công ty.

+ Các thoả thuận với Cơ quan chính quyền, các công ty khác, các đối tác v.v…

• Việc nhận dạng các yêu cầu Luật định hay yêu cầu khác được thực hiện bởi Phòng HSE và các phòng ban có liên quan.

Thu thập văn bản pháp luật và yêu cầu khác

• Phòng/Nhân viên HSE có trách nhiệm cập nhật các văn bản mới và lưu giữ các thông tin đó để đánh giá.
• Việc thu thập được thông qua các hình thức sau sau:

+ Các website chuyên cung cấp văn bản pháp luật như Thuvienphapluat, Luatvietnam, HSELaws.

+ Cơ quan quản lý nhà nước

+ Do khách hàng gởi (email, văn bản giấy…)

• Tần suất thực hiện: thực hiện trước ngày 10 hàng tháng

Lập danh mục và xác định các yêu cầu mà công ty phải tuân thủ

Các thông tin thu thập được phải cập nhật vào biễu mẫu

• Danh mục văn bản pháp luật theo mẫu M01
• Danh mục yêu cầu tuân thủ theo mẫu M02

Đánh giá tuân thủ

Sau khi hoàn thành bước 3, Phòng/nhân viên HSE và các đơn vị có liên quan tiến hành đánh giá mức độ tuân thủ lần đầu hoặc khi có phát sinh yêu cầu mới.

• Nếu Đạt: Lưu hồ sơ (nếu có) hoặc không cần phải thực hiện thêm hành động nào.
• Nếu Không đạt: Thực hiện bước tiếp theo

Xác định thhành động tuân thủ

Người đánh giá, tổng hợp các yêu cầu chưa tuân vào biểu mẫu Theo dõi hành động tuân thủ theo mẫu M03

Duyệt

P. HSE trình lãnh đạo phê duyệt kế hoạch tuân thủ các yêu cầu phát sinh.

Thực hiện hành động tuân thủ

• Phòng HSE phân phối danh mục các nghĩa vụ tuân thủ đã được thuận duyệt đến các đơn vị liên quan.
• Tùy điều kiện thực tế Phòng HSE có thể hướng dẫn các đơn vị liên quan thực hiện các nghĩa vụ thông qua các hình thức: Đào tạo tập trung, dán thông báo, trao đổi qua email…
• Các đơn vị liên quan thực hiện đúng và duy trì sự đáp ứng theo các nghĩa vụ tuân thủ.

Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá định kỳ

Định kỳ hàng năm, P.HSE và các ĐVLQ tổ chức theo dõi, đo lường, phân tích mức độ thực hiện các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác cho toàn bộ danh mục yêu cầu đã xác định.

Lưu hồ sơ

P.HSE và các ĐVLQ lưu hồ sơ các nội dung liên quan thuộc biểu mẫu ….được ban lãnh đạo phê duyệt và kết quả khắc phục các nội dung chưa tuân thủ.

STT

Tên phụ lục, biễu mẫu

Mã số

1

Danh mục văn bản pháp luật và yêu cầu khác

2

Bảng xác định các yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác

3

Kế hoạch tuân thủ yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác